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为什么有的人能用1小时完成你3小时的工作量?


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版权声明:本文 译自作者英文博客,地址http://www.stevepavlina.com/,仅代表作者个人观点。如果您认为标注与事实不符,请告知我们,谢谢!

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作者介绍:孙圈圈,外资管理咨询公司项目总监,原创公众号:圈外(ID: iquanwai),别努力啦,你根本不是懒!

文 |Steve Pavlina

译者 |晓飞  编辑 |李天宇

 

导读 /提高自己利用时间的效率,将自己的工作保质保量的完成,剩下的时间你就可以省下来去追求自己的理想。高效人士就是借此延长了生命的长度。

管理个人时间的第一步,是找出你花费时间的方式。而给自己记录一份时间日志,便是完成此事的高效做法。

 

只要尝试一天,你就能立刻对自己的时间去向有了深入了解。记录每项行动所花费的时间,就能将无意识的习惯提升到清醒的意识层面,让你有机会审视和优化自己的时间花费方式。

 

在一天的时间里,无论你何时开始或停止一项活动,都记录下你所用时间。

 

你可以只在工作时间做记录,也可以一整天都这么做。当天结束时,将记录的所有时间块整理到各个类别中,就能知道每种类型的活动花了自己多大比例的时间。

 

若你想做得更加彻底,可以连续记录一周,再计算出每种类型的活动所占总时间的比例,活动类型可以注明是查收邮件、看新闻、上网、接打电话、吃饭、去卫生间等事情上。只要你从椅子上起身,就意味着需要在时间日志上做次记录了。对我来说,一般情况下我一天能有50-100次日志记录。

 

看到直观的结果后,你会惊讶地发现,自己花在真正工作上的时间,只占了一小块。研究表明,一般的办公室白领,每天只会做1.5小时的实际工作,其余时间都花在了社交、喝咖啡、吃饭、非正式沟通、翻看文件以及其他许多非工作类任务上。平均来说,全职的办公室白领,甚至直到上午11点才真正投入到工作中,到了下午3点半又逐渐松懈下来。

 

分析你的时间日志

 

我第一次记录时间日志时,发现自己一周在办公室待了大约60小时,但只有15小时是在真正工作。即使从事实上看,我已比普通白领的效率高出两倍,但自己仍感到忧虑。

 

那其余的45个小时都到哪儿去了?时间日志详细地铺在我面前,告诉我那些无意识中浪费了时间的行为——过于频繁地查看邮件、在毫无必要的工作上追求完美、沉迷于各种新闻消息中、花太长时间用餐、屈服于本可避免的外界干扰等等。

 

计算个人效率比

 

当意识到自己在办公室花了60小时,却只完成了15小时的实质工作时,我便开始问自己一些有趣的问题。

 

我的收入和成就感只取决于那15个小时,而非自己在办公室所花的全部时间。我在想,是不是有必要计算一下自己每天的个人效率比?于是,我把花在实质工作上的时间量,除以待在办公室的总时间:

 

个人效率比 =(用在“真正工作”上的时间)/(“上班”时间) 

 

虽然一开始,我对自己只花了25%的时间在实质工作上感到郁闷,但我也很快意识到,仅仅把工作时间延长会是更愚蠢的做法。

 

削减上班时间:迫使工作效率提升

 

如果你强迫自己去做那些并非受到激励去做的事情,很可能最后会失败。

 

事实上,让自己更劳累地工作,会令自己丧失动力,效率更是低得可怕。所以,我决定去尝试相反的途径。

 

第二天,我只允许自己在办公室待上5小时,当天剩余时间不允许自己做任何工作。结果,有趣的事情发生了,你肯定也能想象得到,我的大脑以为工作时间成了稀缺物品,自己几乎一连工作了5个小时,效率提升了90%。

 

我在那周剩余时间里继续这项试验,最终完成了25小时的工作,而自己在办公室总共只待了30小时,从而使效率提升了80%。

 

因此,我能将每周上班时间缩减到30小时,同时额外完成了10小时的实质工作。如果你的时间日志显示你的效率太低,请大大限制你单日的工作总时间,再看结果如何。

 

一旦大脑意识到工作时间非常稀缺,你会突然变得很有效率,因为自己必须如此。当时间紧迫时,你通常能找到更快完成工作的方式,而当你的时间应有尽有,则很容易效率低下。

 

保持效率的巅峰状态:逐渐提升工作总时间

 

经过几周后,我能在逐渐增加每周上班总时间的同时,将个人效率保持在80%以上。现在我已经能长时间保持这种状态,通常每周能完成大概40小时的实质工作,而只在办公室里花上大概45小时。

 

我知道,这已经是自己的理想状态了。如果试图在办公室花上更多时间,个人效率就会迅速下降。有趣的是,我优化了个人效率的工作系统时,也为自己生活中的其他领域创造了极佳的平衡。我用这个办法把效率提升至三倍,并收获了大量时间投入到其它兴趣爱好上。

 

记录时间日志,目的是在不增加工作时间的情况下,设法优化个人的工作效率,只需偶尔记录一次,就有这样的好处。

 

我每隔3-6个月,会记录一周的时间日志,多年来,它给我带来巨大转变,让我不断刷新自己的优异表现。如果我有好几个月没有记录时间日志,个人效率就会明显下降,那些无意识浪费时间的习惯又会回来。

 

你很可能和我一样,发现自己个人效率的直观感受,与实际完成的工作量非常接近。当你感觉个人效率低于你喜欢的状态时,就试着通过记录时间日志的方式,测算出你的个人效率比,然后进行优化,让个人效率回归最佳状态。

 

记录时间日志是一个能帮你提高效能的习惯,你只需在上面花较少的时间和精力,就能获得无比丰厚的长期回报,不妨一试。

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